Das Fax ist in vielen Berufsgruppen und im öffentlichen Dienst noch immer ein gängiges Kommunikationsmittel. Ärzte übermitteln Befunde und Atteste, Juristen Schriftsätze, Schulen Noten und Schülerdaten. Nach einer Umfrage der Bitkom 2018 ist das Faxgerät immer noch bei gut zwei Drittel der Unternehmen regelmäßig im Einsatz. In manchen Geschäftsbereichen, in denen es im Arbeitsalltag weiterhin nicht üblich ist, an einem Bildschirmarbeitsplatz zu arbeiten, gehört das Fax zum gängigem Arbeitsgerät. In manchen Bereiche, z.B. Online-Lieferdiensten angeschlossenen Betrieben erfährt das Fax sogar ein Revival, da Papier im Arbeitsalltag einfacher einzusetzen ist als ein digitales Gerät. Selbst moderne Alternativen setzen hier weiterhin auf Papierbons.
Die 80er haben angerufen…
Während das in den 80er Jahren schick gewordene Autotelefon seinen Todesstoß mit der Verbreitung des Mobiltelefons in den 90er Jahren erhielt, hat sich das Faxgerät wacker durch mehrere Jahrzehnte am Leben gehalten. Mit Umstellung von dem teureren und empfindlichen Thermopapier auf normales Papier mauserte sich das Fax in den 90er Jahren endgültig zum nicht mehr wegzudenkenden Übermittlungsmedium. Selbst mit dem Aufkommen der E-Mail konnte das Fax sich durch entscheidende Vorteile weiter behaupten. Während man nicht digital vorliegende Dokumente oder handschriftliche Notizen erst einscannen muss, bevor man sie einer E-Mail anhängen kann, punktet das Fax in deutlich schnellerer Handhabung. Ein weitere Vorteil liegt in der (rechtlichen) Anerkennnung des Faxes in manchen Bereichen.
Ein (fast) perfektes Dokument
Rein rechtlich entspricht ein Fax (ebenso wie z.B. eine E-Mail) nach §126 BGB nur der Textform und ist daher kein rechtsgültiges Dokument. Dennoch hat das Fax beispielsweise vor Gericht eine bessere Beweiskraft als andere elektronische Schriftstücke. Grund hierfür sind zum einen die (zumindest als Kopie vorliegende) Unterschrift sowie das nicht (so leicht) manipulierbare Sendeprotokoll als Datumsnachweis. Auch im Geschäftsverkehr erfährt das Fax weiterhin größere Anerkennung als die E-Mail, da ein (in Kopie) vorliegender Legimitationsnachweis durch Unterschrift oder Firmenstempel erbracht werden kann. Zudem landet ein Fax nie (fälschlicherweise) im Spam-Ordner und ist immer viren- und trojanerfrei.
Das Fax ist tot, es lebe das Fax!
Also ist das Fax doch noch nicht reif für den Elektroschrott? Wer in seiner Kommunikation keine personenbezogenen Daten enthalten hat, wie sie durch die DSGVO seit 2018 im Besonderen geschützt werden, kann auch weiter auf das Fax setzen. Doch es ist in jedem Fall Vorsicht geboten. Denn seit Umstellung der Übertragung von ISDN auf VoIP ist das Fax wie eine E-Mail auf dem Transportweg ungeschützt und damit offen lesbar wie eine Postkarte. Egal ob gesetzlich geschützte Daten oder die eigenen „Kronjuwelen“ – Geschäftsdaten sollten in keinem Fall dem Zugriff Dritter ausgesetzt werden. Dazu kommen auch fax-eigene Besonderheiten: Vertippt man sich bei einer Ziffer, landet das Fax unbemerkt bei jemand Fremden. Und während eine E-Mail direkt im Postfach einer Person landet, stehen Faxgeräte, in der Regel integriert in Multifunktionsgeräten, oftmals auf Gemeinschaftsflächen. Ankommenden Faxe können (zumindest intern) von jedem Mitarbeiter gelesen werden.
Keine Faxe(n) mit der DSGVO
Nach Meinung mehrerer Landesdatenschutzstellen (Bayern, Bremen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen) ist das Fax aufgrund der genannten Besonderheiten der Verwendung sowie der unverschlüsselten Übermittlung als unzulässiges Übertragungsmittel in Bezug auf Artikel 9 Absatz 1 der DSGVO zu bewerten. Als sichere Alternativen werden weiterhin der Brief, aber auch die Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mail empfohlen. Das gilt sowohl für stationäre Faxgeräte bzw. Multifunktionsgeräte als auch E-Fax-Dienste.
Fazit
Das Faxgerät hat seine besten Tage hinter sich. Als Stand-alone-Geräte mit relativ sicherer ISDN-Übermittlung hatte es bis zuletzt noch seine Berechtigung durch handfeste Vorteile. Doch mit fortschreitender Digitalisierung und Anschluss aller Geräte an ein Netzwerk verliert das Faxgerät seine Zuverlässigkeit. Der Umstieg auf eine sichere Alternative, z.B. die Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mail ist daher sinnvoll. Benutzerfreundliche Dienste bieten dabei eine einfache und schnelle Handhabung auf Sender- und Empfängerseite. Da digitale CRM-Dienste und Datenbanken zudem vermehrt die digitale Ablage von Dokumenten erfordert, ist ein kompletter Umstieg auf die digitale Kommunikation letztlich durchwegs produktiver.
Mehr Infos zur DSGVO-konformen E-Mail-Verschlüsselung: weencrypt.de.
