Im Berufs- aber auch im Privatleben sind große Datenmengen zum Alltag geworden. Ob Fotos, Präsentationen, Formulare oder Tabellen – Dateien und Dokumente werden immer größer. Waren vor einigen Jahren Gigabyte-Dateien noch selten, sind sie heute Standard. Bei mehreren Dateien landet man da schnell im Gigabyte- oder sogar im Terabyte-Bereich. Das stellt zum einen die Herausforderung an geeignete Speicherkapazitäten. Durch externe Datenträger, Server- und Cloud-Lösungen gibt es hier inzwischen vielfältige Möglichkeiten. Doch sobald es um die Übermittlung und den Versand großer Dateien an Dritte geht, begegnet man häufig Hürden.
DVD, USB, FTP-Server?
Einige E-Mail-Provider, aber auch unternehmensinterne Vorgaben, erlauben oftmals nur den Versand von Dateien mit einer max. Größe (oft nicht über 30 MB). Einzelne Dateien aber auch der gleichzeitige Versand mehrere Dateien können die Übermittlung per E-Mail bereits unmöglich machen. Doch welche Alternativen für den Datenversand sind einfach, unkompliziert und sicher? Was haben Sie schon ausprobiert? Die Wahl des geeigneten Übermittlungsmediums ist wie die Wahl des Transportmittels: Ob Bus, Auto, Bahn oder Flugzeug – alle haben ihre Berechtigung sowie Vor- und Nachteile.
Viele Wege führen nach Rom
Bei mehreren Dateien kann im Einzelfall der Versand mehrerer E-Mails eine gangbare Lösung sein. Doch das ist sicherlich kein alltagstaugliches und schon gar kein professionelles Vorgehen. Hantieren Sie öfter mit großen Daten, müssen andere Lösungen gefunden werden. Eine mögliche Alternative ist der Versand physischer Datenträger, z.B. DVDs oder USB-Datenträger. Diese bieten viel Speicherplatz, können jedoch auch in die Hände unberechtigter Personen gelangen. Hier ist auch der Zeitfaktor ein großer Nachteil. Zudem untersagen einige Arbeitgeber aufgrund von Sorge vor Schadsoftware den Anschluss externer Datenträger an die Unternehmensgeräte. Viele Unternehmen setzen auf die Einrichtung eigener FTP-Server. Die Speicherung und der Abruf der Dateien erscheint einfach, sofern die Benutzer mit dem FTP Verfahren vertraut sind – der Empfänger benötigt eine FTP Software, den entsprechenden Zugang und die Information zum Ablageort. Allerdings empfiehlt sich der Betrieb eines solchen Dienstes nur bei einer entsprechenden Nutzungsfrequenz und bei Vorliegen eines sicheren Betriebskonzeptes. Zum einen sichergestellt werden, dass nur eine verschlüsselte Variante (SFTP / FTPS) verwendet wird. Zum anderen ist die Nutzerverwaltung kompliziert und aufwendig ist. Für kleine Unternehmen oder Einzelunternehmen daher oftmals keine empfehlenswerte Alternative. Darüber hinaus existieren Groupware wie z.B. Microsoft Teams, mit der chat-basierte Kommunikation und auch Dateiaustausch möglich ist. Um einfach mal Dateien zu schicken ist diese Möglichkeit jedoch zu aufwendig- Für den für den Empfänger ist eine Registrierung erforderlich ist, wenn es sich nicht um ein Microsoft Office 365 Konto handelt.
Einfach und sicher – Dateien verschicken mittels Filetransfer
Einen einfachen Weg der Übermittlung bieten Filetransfer-Dienste. Sie können Dateien online hochladen und direkt oder per Link übermitteln. Meistens kann noch eine Nachricht ergänzt werden, sodass keine weitere E-Mail notwendig ist. Die übermittelbaren Datenvolumina sind in der Regel ausreichend groß, teilweise sogar im Gigabyte-Bereich. Gute Filetransfer-Dienste bieten zudem den sicheren Versand mittels Passworts an, sodass Ihre Dateien zusätzlich vor Cyberattacken geschützt werden. Mit dem Filesharing-Dienst von WeEncrypt können Sie das Passwort beispielsweise optional aktivieren. Das Beste: Sie nutzen den Dienst kostenlos und ohne Registrierung! Die Verschlüsselung und vollautomatische Löschung der Daten in der Cloud gehören ebenfalls zum Funktionsumfang.
Tipp: Sie möchten Ihre E-Mail nicht über externe Dienste verschicken aber dennoch große Dateien sicher übermitteln? Nutzen Sie das Verschlüsselungsprogramm WeEncrypt Mail als Outlook-Add in und fügen Sie dann den WeEncrypt-Filesharing-Link in Ihre E-Mail ein. Mehr auf www.weencrypt.de.
