Videokonferenzen sind bereits seit einigen Jahren ein probates Kommunikationsmittel in der Arbeitswelt. 2020 haben sie sich durch den Anstieg des Homeofficesanteils, bedingt durch die Corona-Pandemie, nun auch flächendeckend durchgesetzt.
Fluch und Segen
Die Vorteile von Videokonferenzen liegen, neben der Reduzierung von Ansteckungen, klar auf der Hand: Meetings können standortunabhängig durchgeführt werden, es werden keine internen oder externen Besprechungs- oder Tagungsräume benötigt, Dateien und Präsentationen können ohne weiteres Equipment einfach mit anderen geteilt werden. Damit werden Ressourcen wie Geld, Zeit und Platz ordentlich eingespart.
Doch hat jeder von uns sicherlich auch schon ein paar Nachteile von Videokonferenzen erlebt: Ob schlechte Verbindungsqualität, ausschweifende Kollegen oder der Kampf mit der Technik – es gibt viele Faktoren, die sich störend auswirken können.
So konferieren Sie erfolgreich online
Um das zu verhindern, möchten wir Ihnen acht Tipps für ein gelungenes Online-Meeting an die Hand geben.
1. Konzentrieren Sie sich aufs Wesentliche
Videokonferenzen sind per se deutlich ermüdender als „echte“ Meetings. Grund dafür ist, dass unsere Aufmerksamkeit deutlich mehr gefordert ist, wenn wir längere Zeit am Bildschirm arbeiten.
Konzentrieren Sie sich daher auf die wesentlichen Themen und schweifen Sie in Ihren Beiträgen nicht ab. Packen Sie ein Meeting nicht mit zu vielen Punkten voll, splitten Sie die Termine lieber. Als Faustregel gilt: Ein persönliches Meeting sollte nicht länger als eine Stunde, ein Online-Meeting nicht länger als eine halbe Stunde dauern. Und gerade dann gilt:
2. Zeigen Sie Respekt
Auch wenn Sie bei einem Online-Meeting scheinbar unbeobachtet(er) sind als bei einer echten Besprechung: Zeigen Sie Respekt. Wenn Sie aufstehen und weggehen, fällt das auch in der Kachelansicht auf. Auch verdrehte Augen oder Stöhnen können alle sehen. Schließlich sitzen Sie sich quasi alle Face to Face gegenüber! Sollten Sie doch einmal den Platz verlassen müssen oder abgelenkt werden, schalten Sie lieber kurz die Kamera aus. Dazu gehört:
3. Bewahren Sie Disziplin
Um die eigene Konzentration und die der anderen Teilnehmer nicht unnötig zu stören, gilt: Bleiben Sie diszipliniert. Schnell mal dem Nachbarn etwas zuflüstern, kurz aufs Handy schauen, eine Zwischenfrage stellen – in echten Meetings kleine Störfelder, können solche Ablenkungen in Videokonferenzen enorme Unruhe verursachen. Versuchen Sie, Ihre Aufmerksamkeit komplett auf das Meeting und die anderen Teilnehmer zu legen. Und:
4. Nutzen Sie technischen Mittel
Schalten Sie sich auf mute, wenn Sie nicht dran sind. Denn jedes Geräusch von Ihnen wird übertragen und führt ggf. auch zu einem Bildwechsel in der Ansicht. Denken Sie auch daran: Selbst wenn Sie ruhig sind, kann es andere plötzliche Geräuschquellen geben. Gerade im Homeoffice – die Waschmaschine piepst, der Postbote klingelt, Ihr Kind ruft eine Frage aus dem Kinderzimmer -, aber auch im Büro kann das jederzeit passieren. Falls Sie etwas einwenden oder beitragen möchten, während jemand anderes spricht, nutzen Sie die Handhebe-Funktion. Ach ja:
5. Bereiten Sie sich gut vor
Auch wenn es trivial klingen mag: Bereiten Sie sich auf Videokonferenzen wie auf echte Meetings vor. Gehen Sie vorher noch einmal zur Toilette, stellen Sie etwas zum Trinken bereit und holen Sie sich etwas zum Schreiben. Sollten Sie eigene Präsentationen oder Dateien teilen, öffnen Sie diese bereits vorab. Dann müssen Sie nicht erst danach suchen, wenn Sie dran sind. Und damit Sie auch optisch ein gutes Bild abgeben:
6. Prüfen Sie das Videobild
Loggen Sie sich ein paar Minuten vor Beginn des Meetings bereits ein und prüfen Sie Ihr eigenes Videobild. Achten Sie darauf, dass Sie nicht im Gegenlicht sitzen und dass die Kameraperspektive stimmt (damit Sie kein Doppelkinn oder Ihre Nasenlöcher in Großaufnahme zeigen). Falls Sie im Homeoffice teilnehmen, wählen Sie einen neutralen Hintergrund oder wählen Sie einen virtuellen in Ihrem Konferenzsystem aus. Und damit Sie nicht ins Stocken geraten:
7. Sorgen Sie für eine stabile Verbindung
Sofern Sie aus dem Homeoffice an einem Video-Call teilnehmen, sorgen Sie für eine stabile Verbindung. Stellen Sie sicher, dass Ihr WLAN stabil ist oder nutzen Sie ein DSL-Kabel. Denken Sie auch daran, dass eventuell Ihr Partner oder Ihre Kinder gleichzeitig das Internet nutzen und das Datenvolumen beschränkt ist. Zuletzt:
8. Wählen Sie ein sicheres Videokonferenzsystem
Ein Besprechungsraum in Ihrem Unternehmen ist in der Regel abhörsicher und geschützt. Sobald Sie online konferieren, sind Ihre Daten angreifbar. Ob Interna oder personenbezogene Daten – es gibt viele Gründe, für Datensicherheit auch in Online-Meetings zu sorgen. Wählen Sie daher ein Videokonferenzsystem, dass diese Sicherheit gewährleistet. Mit WeEncrypt Meet setzen Sie beispielsweise auf ein System, dass alle DSGVO-Anforderungen erfüllt und seinen Serverstandort in Deutschland hat. Gehen Sie in Sachen Datensicherheit keine Kompromisse sein.
Mit diesen acht Tipps sollten Sie erfolgreich ins nächste Online-Meeting starten. Viel Erfolg!